Una de las virtudes que debe tener un gerente, gestor o administrador de cualquier organización pública o privada; con o sin fines de lucro, sin importar cuales sean los propósitos por los cuales fue fundada, es ser eficiente. Esto implica lograr los objetivos usando la menor cantidad de recursos posibles, como tiempo, dinero, energía o esfuerzo.

La eficiencia es crucial para una empresa una organización porque permite optimizar el uso de recursos para lograr mayores beneficios, aumentar la productividad al eliminar desperdicios y cuellos de botella, y reducir costos operativos. Esto no solo mejora la rentabilidad, sino que también impulsa el crecimiento al permitir enfocar el tiempo en actividades estratégicas, mejorar la competitividad, satisfacer mejor a los clientes, si se trata de empresa privada o a los contribuyentes cuando se trata de una institución pública, y adaptarse al cambio.

La administración privada ha tenido entre sus principales autores algunas teorías que establecen la importancia de la eficiencia para el éxito de la gestión organizacional. Entre ellos están Frederick Taylor, con la teoría de la administración científica, y Henry Fayol, con la teoría clásica. Otros autores que aportaron a esta teoría son Harrington Emerson, Henry Ford, Peter Drucker, Lindal Urwit y Luther Gulick.

Pero igualmente, hay aportes por partes de autores a la teoría de la eficiencia en la administración pública, en lon que se incluyen a Max Weber, quien sentó las bases de la burocracia como un medio para la eficiencia; Frederick Taylor, pionero de la administración científica que buscaba maximizar la productividad; Herbert Simon, que introdujo conceptos de racionalidad; y Dwight Waldo, quien analizó el desarrollo de la teoría administrativa.

Autores más recientes como Koontz y Weihrich y Robbins y Coulter han definido la eficiencia en términos de lograr metas con el mínimo de recursos. Esto conlleva a una conclusión que conecta con la realidad que vivimos en el día a día. Muchas empresas han permanecido en el tiempo por llevar a cabo la práctica de la eficiencia administrativa, mientras que otras no han podido prosperar debido al despilfarro y al mal manejo de los recursos disponibles.