Escribir correos electrónicos con precisión militar
Rubén Diaz
rubydom@me.com
A continuación, presento una traducción libre y resumida del artículo escrito en inglés por Kabir Sehgal, “How to write emails with military precision”, publicado originalmente en el Harvard Business Review, el 22 de noviembre de 2016.
Cuando envías un correo electrónico, lo primero que ve el destinatario es la línea de Asunto, así que vale la pena asegurarse que sea tan clara como sea posible, ¿Cuál es el propósito del correo? ¿Qué retroalimentación esperas del destinatario? ¿Esperas retroalimentación del destinatario? Tomemos nota de como escriben sus correos el personal militar estadounidense.
En la línea de Asunto utilizan palabras clave en mayúscula para indicar el propósito del correo. Por ejemplo “SOLICITUD- Autorización de entrenamiento al equipo de marketing”.
Estas palabras clave logran que tú correo sobresalte dentro del buzón de entrada del destinatario. Por cuanto, si necesitas reportar sobre la situación de un proyecto. Aquí compartimos 3 recomendaciones sobre como estructurar tus correos con precisión militar:
- Palabras claves en el Asunto. La primera información de tu correo a la que tiene acceso el destinatario es tu nombre y el Asunto, así que es vital que el Asunto claramente describa el propósito del correo y lo que esperas que el destinatario haga con el mismo. Debajo aparecen palabras claves utilizadas en el argot militar estadounidense y su uso:
ACCION- Requiere que el destinatario ejecute una acción. COORDINACION- Requiere que el destinatario coordine o esté disponible para coordinar. DECISION (o MEDIDA)- Requiere la toma de decisiones por parte de destinatario. INFO- Con propósito informativo, no requiere respuesta o acción. SOLICITUD- Busca obtener autorización o aprobación de parte del destinatario. FIRMA- Requiere la firma del destinatario.
- La conclusión al frente. Los militares profesionales encabezan el cuerpo de sus correos con un párrafo corto y singular denominado BLUF por las siglas en inglés de Bottom line up front. Este párrafo declara el objetivo del correo y de la acción esperada. Su objetivo es responder las preguntas Quién, Qué, Dónde, Cuándo y Por Qué. Este párrafo debe condensar la información más relevante para el lector. Un término adecuado al mundo corporativo y en español para referirse a este párrafo puede ser sencillamente “Conclusión”.
- Se económico. La milicia reconoce que los correos cortos son más efectivos que los correos largos, por lo cual ellos tratan de acomodarlo en el espacio de una pantalla, de forma que el destinatario no tengo que desplazarse hacia abajo en el correo. Adicionalmente tienden a evitar usar la voz pasiva ya que tiende a aumentar el tamaño de las oraciones, aunque en el ámbito laboral esto depende bastante del contexto en que se aplique.
